Estructura, funciones y responsabilidades institucionales
La Fundación LAGRULE define su personal administrativo con el propósito de que cada integrante tenga claro su cargo, sus obligaciones y sus funciones, trabajando conforme a los objetivos de la organización y a las necesidades actuales de la institución.
Estructura general de liderazgo
La organización contempla cargos directivos, administrativos, operativos y de apoyo, estableciendo un orden claro para la dirección, supervisión y ejecución institucional.
Presidente / CEO
Dirección estratégica, representación legal y gestión de alianzas.
Vicepresidencia
Apoyo en la toma de decisiones y supervisión general de programas.
Directora Ejecutiva
Ejecución operativa y administración interna.
Subdirectora Ejecutiva
Coordinación de equipos y proyectos.
Tesorería
Control financiero, reportes y auditorías.
Secretaría de Actas
Documentación oficial, correspondencia y archivo.
Vocales
Representación institucional y apoyo en actividades.
Coordinadores y Voluntarios
Los coordinadores lideran programas de Educación, Salud y Deporte; los voluntarios brindan apoyo operativo y logístico.
Cargos administrativos definidos
Se establecen puestos específicos para asegurar que cada proceso administrativo, financiero, académico y de relaciones públicas funcione con claridad y orden.
| # | Cargo | Enfoque principal | Remuneración |
|---|---|---|---|
| I | Secretaria | Apoyo gerencial, agenda, correspondencia, archivo y atención | No especificada |
| II | Encargado de Compras | Compras, relación con proveedores y estrategia de abastecimiento | No especificada |
| III | Encargado de Facturación | Facturación, cobro y control de cuentas por cobrar | No especificada |
| IV | Encargado de Finanzas | Presupuesto, estados financieros, control contable y análisis | No especificada |
| V | Asistente de Finanzas | Apoyo financiero, estadísticas, cuadros e informes | No especificada |
| VI | Encargado de Educación | Planificación académica, cursos, seminarios y coordinación educativa | No especificada |
| VII | Encargado de Relaciones Públicas | Imagen pública, medios, campañas, eventos y comunicación | No especificada |
| VIII | Gerente Administrativo | Supervisión general administrativa | No especificada |
Definiciones, obligaciones y responsabilidades
Cada cargo cuenta con una definición funcional y responsabilidades específicas para garantizar el cumplimiento de los procesos institucionales.
Secretaria
Brinda apoyo a la jefatura en tareas establecidas, seguimiento de procesos y vigilancia del cumplimiento de pautas organizacionales.
- Registrar y distribuir correspondencia, especialmente la de gerencia.
- Dar mantenimiento a archivos físicos y base de datos con respaldo semanal.
- Gestionar agenda de gerencia y agenda general.
- Atender llamadas, correos y visitantes.
- Elaborar cartas, memorándum, agenda y documentos para licitaciones o cotizaciones.
Encargado de Compras
Define estrategias de compras y asegura la conectividad eficiente con proveedores nacionales e internacionales.
- Dirigir y optimizar la política de compras.
- Negociar suministros y servicios considerando precio, calidad y entrega.
- Planificar compras y evaluar proveedores.
- Buscar continuamente nuevos proveedores.
Encargado de Facturación
Programa, ejecuta y controla los procesos de facturación y gestión de cobro.
- Controlar procesos de facturación y cobro con medios éticos y profesionales.
- Verificar que las facturas cumplan normas contables.
- Emitir reportes de facturación y cuentas por cobrar mensualmente.
- Dar seguimiento a cuentas atrasadas, morosas o incobrables.
Encargado de Finanzas
Supervisa presupuesto, flujo de dinero, activos, informes y desempeño económico institucional.
- Elaborar, ejecutar y coordinar el presupuesto.
- Preparar estados financieros y mantener normas contables.
- Analizar recursos disponibles y optimizar resultados.
- Monitorear fondos generados y prever conflictos tributarios o contables.
Asistente de Finanzas
Apoya al área financiera mediante recopilación de datos, presupuestos, estadísticas, cuadros e informes.
- Recopilar y codificar información financiera.
- Realizar informes periódicos y análisis contables.
- Preparar estadísticas, cuadros y gráficos financieros.
- Dar lectura a estados financieros en reuniones.
Encargado de Educación
Planifica, coordina, dirige y controla las actividades académicas y educativas de la organización.
- Organizar cronogramas de cursos, entrenamientos y seminarios.
- Elaborar presupuesto del área educativa.
- Liderar a profesores, expositores y conferencistas.
- Velar por materiales, documentación y mejora del proceso de enseñanza-aprendizaje.
Encargado de Relaciones Públicas
Actúa como enlace entre la organización y los medios, desarrollando estrategias de comunicación, eventos y posicionamiento institucional.
- Administrar estrategias de relaciones públicas para fortalecer la imagen institucional.
- Monitorear publicidad y noticias para medir aceptación del público.
- Gestionar la comunicación con el público y entidades relacionadas.
- Mantener actualizados portales internos y externos, páginas web y redes sociales.
- Participar en eventos con medios de comunicación.
- Preparar comunicados, folletos, afiches, campañas e informes.
- Desarrollar contacto constante con medios para obtener cobertura favorable.
Gobierno y liderazgo organizacional
La Junta Ejecutiva es responsable de la gestión diaria de la organización y de la implementación de decisiones, metas y objetivos institucionales en coordinación con la dirección ejecutiva.
Presidente Ejecutivo
- Convoca y coordina reuniones del comité y la Junta Directiva.
- Designa posiciones generales junto con la junta.
- Evalúa periódicamente el cumplimiento de funciones de departamentos.
- Planifica metas a corto y largo plazo.
- Representa judicial y extrajudicialmente a la organización.
Vicepresidente
- Colabora con el Presidente y demás directivos.
- Supervisa y coordina operaciones de diversas áreas.
- Participa activamente en decisiones clave.
- Asume funciones del Presidente en su ausencia.
- Fortalece relaciones exteriores y liderazgo interno.
Secretario
- Lleva libros de actas de Asamblea y Junta.
- Recibe, despacha y archiva correspondencia.
- Lleva el registro de miembros.
- Envía convocatorias y comunica acuerdos.
Tesorero
- Recibe y deposita fondos institucionales.
- Lleva control de ingresos y egresos con el contable.
- Presenta informe financiero mensual a la Junta.
- Autoriza erogaciones junto con el Presidente.
Vocales
- Colaboran directamente con la Junta Directiva.
- Pueden ejercer funciones en ausencia de otros miembros.
- Participan con voz y voto en sesiones.
- Integran comités y apoyan decisiones estratégicas.
Clasificación, derechos y deberes
La membresía contempla categorías definidas, derechos de participación y deberes acordes al manual institucional y al reglamento interno.
Clasificación de miembros
- Miembros Fundadores
- Miembros Activos
- Miembros Honorarios
Derechos
- Asistir con voz y voto a la Asamblea General.
- Elegir y ser electos en cargos directivos.
- Participar en actividades de la organización.
- Gozar de los derechos contemplados en estatutos y reglamento.
Deberes y pérdida de calidad
- Ser ejemplo de buenos cristianos y ciudadanos.
- Asistir a sesiones convocadas.
- Cumplir estatutos y reglamento interno.
- La calidad de miembro se pierde por renuncia, muerte, rebelión o doctrina diferente.
Procedimientos administrativos prioritarios
En el aspecto administrativo y de organización y método, la institución define procedimientos iniciales de carácter urgente para dar orden y control a sus operaciones.
Solicitudes y cobros
- Procedimiento solicitud de cursos
- Procedimiento de cuenta por cobrar
- Procedimiento de reembolso (cuentas por pagar)
Compras y facturación
- Procedimiento de compra
- Procedimiento de facturación
- Procedimiento de despacho
Almacén e inventario
- Procedimiento entrada de almacén
- Procedimiento salida de almacén
- Procedimiento de inventario físico
Equipos
- Procedimiento préstamo de equipo
Personal
- Procedimiento de reclutamiento de personal
Orden, responsabilidad y servicio
Una estructura administrativa clara permite fortalecer la transparencia, el cumplimiento de funciones, la coordinación interna y el servicio a la comunidad, asegurando que cada área trabaje conforme a los objetivos de la Fundación.